Los 10 mejores consejos de preparación de impuestos para propietarios de pequeñas empresas

Dirigir su propio negocio sin duda tiene muchas ventajas. Puede tener más control sobre su horario de trabajo, contratar gente a su alrededor y experimentar la emoción de construir una empresa desde cero. Pero ser propietario de una pequeña empresa también conlleva responsabilidades que son un poco menos agradables, como pagar impuestos.
 
Pocos dueños de negocios encuentran que la preparación de impuestos sea divertida, pero todos deben esforzarse y superarlo cada año. Sin embargo, no tiene que ser el dolor de cabeza que podría estar imaginando en años pasados. Cuando siga estos consejos, sus impuestos estarán más organizados y simplificados.

1. Gastos comerciales y personales separados

Los propietarios de pequeñas empresas, en particular los propietarios únicos, debido al papeleo mínimo requerido para iniciar este tipo de negocio, a menudo luchan por separar el trabajo y la vida. Después de todo, tu trabajo es tu vida, ¿verdad?
 
Es extremadamente importante que evite este escollo, al menos financieramente, desde el primer día. Mezclar gastos comerciales y personales no solo enturbia su contabilidad, sino que también presenta el riesgo de que el IRS rechace ciertos gastos comerciales si parece estar operando como individuo. La manera fácil de trazar la línea es usar cuentas bancarias separadas para el negocio. Para muchos, la parte más difícil es mantener esa división.
 
 

2. Conozca las fechas

El IRS proporciona un calendario fiscal para empresas y autónomos. Use esta herramienta para mantenerse al tanto de las tareas pendientes, como presentar los formularios W2 y W9, realizar pagos estimados y, por supuesto, presentar su declaración. Sus fechas de impuestos pueden diferir según los detalles de su negocio; es mejor trazar un mapa de todo el año fiscal con anticipación para asegurarse de no perder ningún punto de acción importante.
 
 

3. Realizar pagos estimados

El IRS requiere que las empresas que se espera que deban al menos $1,000 para el año fiscal paguen impuestos estimados trimestrales. La mayoría de las empresas caen naturalmente dentro de este parámetro, incluidos los propietarios únicos a quienes se les paga como contratistas 1099. Si bien el pago de impuestos estimados puede parecer que tiene un impacto negativo en el flujo de efectivo a corto plazo, esencialmente está minimizando su responsabilidad en su declaración a largo plazo. Si no realiza los pagos estimados y su negocio funciona razonablemente bien, podría estar sujeto a una gran factura de impuestos en abril, junto con multas del IRS.
 
 

4. Invierta en software adecuado

Excel es una herramienta de inicio accesible y aceptable para los propietarios de negocios primerizos, pero una vez que su negocio está en funcionamiento, es hora de establecer las bases para una sólida información financiera. Hay muchos programas de contabilidad robustos que son tan fáciles de usar como Excel una vez que los dominas. El software de contabilidad también puede consolidar las finanzas de su negocio, incluida la facturación, la nómina y los gastos.
 

5. Haga un seguimiento de los gastos de cerca

Hablando de gastos, cuantos más pueda capturar, más podrá reducir su ingreso bruto ajustado (AGI) y, por lo tanto, su obligación tributaria. Eso implica estar al tanto de los gastos que son aplicables a su negocio, que pueden incluir suministros de oficina, comidas y entretenimiento, viajes, transporte, seguros, publicidad, honorarios legales y otras deducciones. Si está luchando por reunirlos justo antes de la fecha límite de presentación, es probable que se pierda algunos. Trate de registrar sus gastos al menos mensualmente, si no semanalmente o cuando ocurran.
 

6. Digitalizar recibos

Algunas herramientas de seguimiento de gastos hacen que escanear y guardar recibos sea más fácil que nunca. Si puede incluir esto en su rutina, aproveche la tecnología que tenemos al alcance de la mano hoy. La digitalización de sus recibos puede reducir el desorden al permitirle desechar los recibos en papel. Más importante aún, un archivo en línea seguro y organizado de sus gastos puede salvarle la vida en caso de que el IRS lo audite.
 

7. Deduce tu Ministerio del Interior

El home office es una de las deducciones más incomprendidas. Algunos dueños de negocios simplemente lo pasan por alto, mientras que otros se exceden.
 
Esta deducción solía ser algo compleja y requería calcular el espacio de trabajo y la cantidad de tiempo que se pasaba en él en comparación con el espacio vital en su conjunto. Sin embargo, el IRS desde entonces ha reducido la pauta a una tasa prescrita ($5 por pie cuadrado en 2018) para ser multiplicada por los pies cuadrados del espacio de trabajo y llegar a una cifra en dólares para la deducción. Por ejemplo, si su oficina en casa tiene 100 pies cuadrados, su cálculo sería: 100 (pies cuadrados) x $5 (tarifa prescrita por el IRS) = $500 de deducción. Solo recuerde que su oficina en casa debe usarse exclusivamente para trabajar, casi hasta el punto en que está acordonada desde el espacio habitable.
 
 

8. Mira la declaración del año pasado

La declaración de impuestos del año anterior es un recurso de comparación, contraste, referencia y hoja de ruta, todo en uno. Proporciona el marco de cómo será el rendimiento del próximo año y también lo ayuda a medir las finanzas de su negocio año tras año. Todos le dirán que guarde sus declaraciones de impuestos comerciales anteriores; ¡te decimos que no solo los guardes, sino que también los tengas a mano!
 
 

9. Contrata a un Contador Profesional

Muy pocos propietarios de pequeñas empresas se especializan en la preparación de impuestos, e incluso aquellos que lo hacen no deberían dedicar su tiempo a los impuestos. Un contador experimentado y confiable es uno de los miembros fundamentales del equipo de una empresa exitosa. Dado que no necesariamente necesita tener a su contador en el personal a tiempo completo y, en cambio, puede pagarle únicamente por sus servicios, no hay razón para no buscar un experto para preparar sus impuestos y educarlo sobre la mejor manera de alinear las finanzas de su negocio. .
 
 

10. Haga que la planificación fiscal sea una actividad continua

Después del torbellino de abril, es tentador retirarse de las discusiones sobre impuestos. Antes de que te des cuenta, ha pasado otro año y estás de vuelta en la misma posición. La planificación fiscal para empresas no es un trabajo urgente de una vez al año; es una parte integral de la toma de decisiones importantes y el establecimiento de una empresa financieramente viable. Todos los consejos anteriores están diseñados para ayudarlo a incluir la planificación fiscal en su estrategia comercial y minimizar su estrés en la temporada de impuestos, un resultado que todos los propietarios de negocios pueden apreciar.
 
Sobre el autor:
Melinda Opperman es una educadora excepcional que vive y respira la creación e implementación de formas innovadoras para motivar y educar a los miembros de la comunidad y a los estudiantes sobre educación financiera. Melinda se unió a credit.org en 2003 y tiene más de 19 años de experiencia en la industria. Credit.org es una agencia de asesoría financiera sin fines de lucro que se especializa en Planes de gestión de deuda y ayudar a la gente a salir de deudas.